TRAINING PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (Berbasis Ms.Excel VBA 2007/ 2010)

LATAR BELAKANG TRAINING PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi
jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks.
Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani
tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi
yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan
dinas yang berada dalam pengawasannya.

Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan
pengawasan terhadap kendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan
kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :
1. Biaya service setiap unit kendaraan.
2. Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.

Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau
pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi
dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya
pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka
perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat
atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh
kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil
kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.

PEMBAHASAN TRAINING PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Software ini memiliki keunggulan tersendiri dibanding software serupa,
karena memiliki konsep pengelolaan database yang universal, antara
lain :

A. Master database kendaraan yang lengkap
B. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat
domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
C. Database bengkel relasi service
D. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti
:
1. Tanggal service
2. Kilometer service
3. Ongkos kerja
4. Â Biaya Ganti oli
5. Biaya service per-kode service
6. Uraian service/penggantian suku cadang
7. Kode service

E. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap,
seperti :
1. Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
2. Kilometer pembelian BBM
3. Biaya pembelian BBM
4. Biaya tol harian
5. Biaya parkir harian
6. Biaya lain2 harian

F. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan
lengkap, seperti :
1. Surat Perintah Kerja Bengkel
2. Surat Jalan Kendaraan
3. Serah Terima Kendaraan
4. Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
5. Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin
Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
6. Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.

G. Formulir-formulir kendaraan :
1. Permintaan Service Kendaraan
2. Laporan Kerusakan Kendaraan
3. Permintaan Kendaraan dan Sopir
4. Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
5. Daftar Riwayat Klaim Asuransi
6. Permintaan Pool Car
7. Tabel Lelang Kendaraan

H. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :
1. Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
2. Â Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan
jumlah liter BBM dan kilometer

I. SOP Kendaraan, antara lain :
1. Â SOP Service Kendaraan
2. Â SOP Klaim Asurasi Kendaraan

J. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja
(Non Shift dan Group Shift)
K. Output Laporan :
1. Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
2. Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service
(All Report, Monthly, Yearly).
3. Â Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu
(Monthly).
4. Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam
tahun tertentu (Yearly), berupa :

 *
      + Besarnya biaya BBM
      + Jumlah liter pemakaian
      + Jumlah kilometer transaksi
      + Besarnya biaya Tol
      + Besarnya biaya Parkir
      + Â Besarnya biaya lain-2

Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly,
Yearly)
1. Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat,
  Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa
  berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.
2. Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini,
  perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan
  tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa
  berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis
  risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli
  terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan
  lain-lain.
3. Â Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam
  bentuk file pdf.
KEUNGGULAN Keunggulan program SPKD ini adalah :
1. Memakai software Excel yang mudah diperoleh
2. Sangat mudah dioperasikan, sudah tersedia tombol proses, tinggal
  klak-klik saja
3. Dapat dimodifikasi sesuai kondisi di perusahaan
Untuk ikut dalam Pelatihan ini SYARATNYA SANGAT MUDAH yaitu bisa
menggunakan Excel, membawa Laptop yang sudah diinstall MS Office Excel
2007/2010, dan membawa USB Flashdisk untuk copy data.

Medote Penyampaian Materi : 10% teori : 90% praktek TARGET PESERTA PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS Staff/Supervisor GA, Manager HRGA, StaffService Departement dan semua
pihak yang terlibat dalam pengelolaan kendaraan dinas. Pastikan pekerjaan staf GA atau Staf yang menangani kendaraan di
perusahaan anda menjadi lebih efektif dan handal.

Jadwal Pelatihan Gemilang Training Tahun 2026 :

Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 4 – 5 Maret 2026
Batch 4 : 8 – 9 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 8 – 9 Juli 2026
Batch 8 : 5 – 6 Agustus 2026
Batch 9 : 9 – 10 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 4 – 5 November 2026
Batch 12 : 2 – 3 Desember 2026

Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta pelatihan.

Investasi dan Lokasi pelatihan:

Yogyakarta, Hotel Neo Malioboro (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
Bali, Hotel Ibis Kuta(6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
Surabaya, Hotel Amaris, Ibis Style (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)
Lombok, Sentosa Resort (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas :

Module / Handout
FREE Flashdisk
Sertifikat
FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
FREE Souvenir Exclusive
Training room full AC and Multimedia