TRAINING SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS BERBASIS MS EXCEL VBA 2007 – 2010

TRAINING SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS BERBASIS MS EXCEL VBA 2007 – 2010

TRAINING DATABASE BIAYA TRANSPORTASI KENDARAAN SECARA DETAIL DAN LENGKAP

TRAINING TATA-KELOLA KENDARAAN

LATAR BELAKANG

Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks. Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan dinas yang berada dalam pengawasannya.

Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan pengawasan terhadapkendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :

Biaya service setiap unit kendaraan.
Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.
Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.

PEMBAHASAN TRAINING SISTEM PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Software ini memiliki keunggulan tersendiri dibanding software serupa, karena memiliki konsep pengelolaan database yang universal, antara lain :
A. Master database kendaraan yang lengkap
B. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
C. Database bengkel relasi service
D. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

Tanggal service
Kilometer service
Ongkos kerja
Biaya Ganti oli
Biaya service per-kode service
Uraian service/penggantian suku cadang
Kode service
E. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
Kilometer pembelian BBM
Biaya pembelian BBM
Biaya tol harian
Biaya parkir harian
Biaya lain2 harian
F. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

Surat Perintah Kerja Bengkel
Surat Jalan Kendaraan
Serah Terima Kendaraan
Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.
G. Formulir-formulir kendaraan :

Permintaan Service Kendaraan
Laporan Kerusakan Kendaraan
Permintaan Kendaraan dan Sopir
Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
Daftar Riwayat Klaim Asuransi
Permintaan Pool Car
Tabel Lelang Kendaraan
H. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :

Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan jumlah liter BBM dan kilometer
I. SOP Kendaraan, antara lain :

SOP Service Kendaraan
SOP Klaim Asurasi Kendaraan
J. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja (Non Shift dan Group Shift)
K. Output Laporan :

Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service (All Report, Monthly, Yearly).
Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu (Monthly).
Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam tahun tertentu (Yearly), berupa :
Besarnya biaya BBM
Jumlah liter pemakaian
Jumlah kilometer transaksi
Besarnya biaya Tol
Besarnya biaya Parkir
Besarnya biaya lain-2
5. Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly)

L.   Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.
M.   Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan lain-lain.
N.  Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam bentuk file pdf.

KEUNGGULAN

Keunggulan program SPKD ini adalah :

Memakai software Excel yang mudah diperoleh
Sangat mudah dioperasikan, sudah tersedia tombol proses, tinggal klak-klik saja
Dapat dimodifikasi sesuai kondisi di perusahaan