TRAINING ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

TRAINING ADMINISTRATION AND ELECTRONIC FILING SYSTEM

TRAINING INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

TRAINING LANGKAH-LANGKAH PROSES FILING

DESKRIPSI

Administration and Electronic Filing System With Integrated Document Management System and E-mail Handling, Organisasi pada era globalisasi  dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari electronic document management system. System ini diterapkan dengan tujuan supaya perusahaan dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar daripada menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filling yang tradisional, dengan hasil yang tentu saja lebih efektif karena file yang dibutuhkan akan dapat dicari dan ditemukan dalam waktu yang sangat singkat. Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi perusahaan tersebut.

MATERI KURSUS

1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing
• Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
• Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filling
• Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
• Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen
• Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen
7. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
8. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
9. Memahami implementasi dari document control based on ISO 9001.
10. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
11. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
• Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
• Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
12. Cases study / diskusi / tanya jawab

PESERTA

Pelatihan ini sangat tepat untuk diikuti oleh Secretary, Human Resources, Administration, Finance, Purchasing, Accounting.

METODE

Presentation; Discussion; Case Study;Evaluation; Pre test & Post Test