TRAINING ONLINE MANAJEMEN KANTOR DAN SISTEM PENGARSIPAN ELEKTRONIK

TRAINING ONLINE MANAJEMEN KANTOR DAN SISTEM PENGARSIPAN ELEKTRONIK

DESKRIPSI TRAINING WEBINAR SISTEM PENGARSIPAN ELEKTRONIK

Banyak orang berpikir bahwa file plan hanyalah daftar folder file yang saat ini ada di lemari arsip mereka. Rencana file yang sebenarnya hanyalah salah satu komponen dari sistem komputerisasi, yang merupakan seperangkat kebijakan dan prosedur untuk mengatur dan mengidentifikasi file atau dokumen untuk mempercepat pengambilan, penggunaan, dan pembuangannya. Dokumen pertama dalam sistem pengarsipan adalah Matriks untuk File Office yang Anda kembangkan sebagai bagian dari Langkah 1. Matriks menunjukkan file apa yang dikelola oleh program, siapa yang mengelolanya, dan di mana file tersebut disimpan. Dokumen kedua adalah jadwal arsip yang menjelaskan rangkaian arsip dan memberikan retensi dan disposisi. Dokumen ketiga adalah file plan.

Sehari-hari, ini adalah kunci Anda untuk file yang lebih baik. Ini akan membantu Anda menghindari “perangkap file subjek” dengan memungkinkan Anda untuk:

1. Dokumentasikan kegiatan program Anda secara efektif.

2. Identifikasi catatan secara konsisten.

3. Ambil catatan dengan cepat.

4. Tautan ke jadwal rekaman.

5. Pensiun catatan ke Federal Records Center dengan mudah

* Buat rencana file tetap sederhana. Biarkan arsip menyusun dirinya sendiri jika memungkinkan. Misalnya, jangan membuat skema pengarsipan alfanumerik untuk izin yang sudah memiliki nomor.

* Pertimbangkan untuk menggunakan kode warna untuk file atau folder khusus agar pengarsipan lebih sederhana.

* Minta staf program membantu dalam mengembangkan rencana file. Mereka akan memiliki saran yang berguna, dan mereka akan merasa lebih positif menggunakan rencana file jika mereka memiliki andil dalam mengembangkannya.

Orang sering beralih ke teknologi karena mereka merasa tidak dapat mengelola catatan kertas mereka. Entah mereka dibanjiri oleh terlalu banyak kertas di situs, atau mereka tidak dapat menemukan dokumen yang mereka butuhkan, atau keduanya. Dengan sendirinya, teknologi tidak dapat memperbaiki masalah manajemen arsip; aplikasi teknologi membutuhkan banyak penelitian dan perencanaan agar efektif. Gergaji lama benar: jika Anda mencoba mengotomatiskan kekacauan manajemen arsip, Anda akan memiliki kekacauan otomatis.

Namun, teknologi, bahkan teknologi sederhana, dapat membuat sistem manajemen rekaman suara yang pada dasarnya bekerja lebih baik. Mari kita lihat secara singkat sejumlah “perbaikan” teknologi dan jenis masalah yang dapat mereka bantu atasi.

Ada beberapa tipe dasar aplikasi teknologi yang dapat membantu Anda mengelola catatan Anda.

1. Peralatan pengarsipan khusus untuk meningkatkan penyimpanan dan pengambilan catatan

2. Teknologi konversi dokumen seperti pencitraan optik dan bentuk mikro untuk mengurangi volume kertas di lokasi dan memungkinkan alur kerja yang lebih efisien

3. Perangkat lunak pengindeksan dokumen untuk memungkinkan pengambilan dokumen dalam berbagai cara

4. Sistem pelacakan dan kontrol dokumen untuk memungkinkan Anda melacak dokumen atau folder dari pembuatan hingga disposisi akhir

5. Perangkat lunak untuk memungkinkan penyimpanan dan pengambilan dokumen elektronik

6. Program formulir elektronik untuk meningkatkan alur kerja dan meningkatkan kegunaan informasi yang terdapat pada formulir

Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

TUJUAN TRAINING MANAJEMEN DOKUMEN UNTUK PRAKERJA

Setelah menyelesaikan kursus peserta harus dapat:

1. Meningkatkan dan Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan mereka untuk mengadministrasikan dokumen menggunakan sistem pengisian modern

2. Mengklasifikasikan indeks dan pencatatan dokumen pengisian secara efektif dan efisien,

3. Cari, lacak dan ambil dokumen yang dibutuhkan secara efektif

4. dan cara yang efisien,

5. Memberikan pelayanan yang lebih baik kepada fungsi lini dalam menyediakan data dan dokumen yang dibutuhkan.

Dengan mengikuti pelatihan Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik

MATERI pelatihan sistem pengarsipan elektronik online Zoom

1. Administrasi Pengisian dan Pencatatan

2. Ruang dan Peralatan

3. Mengisi Retensi

* Dinamis

* Statis

4. Sistem Pengisian

6. Prinsip dan Kerangka Kerja Sistem

* Tahap Pengisian Catatan

* Organisasi Pengisi

*Pengisian Administrasi

* Penuaan Rekor

6. Klasifikasi

1. Konsep

2. Maksud dan Tujuan

3. Metode Klasifikasi

4. Prosedur Administrasi

5. Formulir dan Bagan

7. Pengindeksan

1. Konsep Maksud dan Tujuan

2. Metode Pengindeksan

3. Prosedur Administrasi

4. Formulir dan Bagan

8. Pengisian Catatan

1. Konsep

2. Maksud dan Tujuan

3. Metode Pengisian Arsip

4. Prosedur Administrasi

5. Formulir dan Bagan

9. Cari, Lacak, dan Pengambilan File

1. Konsep

2. Maksud dan Tujuan

3. Metode Pelaksanaan

4. Prosedur Administrasi

5. Formulir dan Bagan

10. Distribusi, Keamanan, Penanganan dan Pembuangan

11. Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik

METODE pelatihan Manajemen dokumen online Zoom

Metode Training Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.

INSTRUKTUR pelatihan Manajemen Rekaman online Zoom

Instruktur yang mengajar pelatihan Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

PESERTA

Peserta yang dapat mengikuti training Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Manajemen Kantor dan sistem pengarsipan elektronik .

Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

Jadwal Pelatihan Gemilang Training Tahun 2026

• Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026
• Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
• Batch 3 : 4 – 5 Maret 2026
• Batch 4 : 8 – 9 April 2026
• Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
• Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
• Batch 7 : 16 – 18 Juli 2024
• Batch 8 : 5 – 6 Agustus 2026
• Batch 9 : 9 – 10 September 2026
• Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
• Batch 11 : 4 – 5 November 2026
• Batch 12 : 2 – 3 Desember 2026

Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta pelatihan.

Investasi dan Lokasi pelatihan:

Yogyakarta, Hotel Neo Malioboro (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Bali, Hotel Ibis Kuta(6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Surabaya, Hotel Amaris, Ibis Style (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Lombok, Sentosa Resort (6.000.000 IDR / participant * syarat & ketentuan berlaku)

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas :

Module / Handout

FREE Flashdisk

Sertifikat

FREE Bag or bagpackers (Tas Training)

Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)

2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner

FREE Souvenir Exclusive

Training room full AC and Multimedia